¿Cómo organizar un evento al aire libre con éxito?
Los eventos al aire libre son una opción eficaz para grupos grandes de asistentes, además se trata de un espacio versátil que puede ser útil para cualquier tipo de evento desde un objetivo recreativo, celebraciones específicas e incluso con un enfoque corporativo.
Sea cual sea el objetivo del evento al aire libre se requiere una organización exhaustiva que tome en cuenta cada detalle para lograr una experiencia agradable para las personas invitadas.
Te contaremos cada uno de los aspectos que consideramos importantes para tomar en cuenta cuando de organizar un evento al aire libre se trata.
Planificación del evento
Definir el objetivo del evento
Tener claro el tipo de evento que se está realizando es el primer paso, ya que al conocer este dato se podran agregar o encontrar opciones específicas que cubran este objetivo.
La decoración, alimentos y bebidas, elementos de entretenimiento, entre otros aspectos varían según el objetivo. Algunas tipos de evento comunes son:
- Cumpleaños.
- Bodas.
- Celebraciones religiosas (Primera comunión, bautizo, etc.)
- Fiestas corporativas.
- Evento recreativo público o privado.
- Conciertos.
Establecer la fecha y el lugar.
Al definir el lugar puedes entender la cantidad de espacio disponible para distribuir entre los elementos necesarios para lograr un evento efectivo. Al mismo tiempo conocer aquellos atributos que puedes resaltar y aprovechar como beneficioso en el terreno.
Por otro lado, la fecha ayudará a finalizar los acuerdos en el tiempo prudente y a promocionar el evento con los invitados.
Identificar y contratar a los proveedores ideales
Una vez tienes claro el objetivo y cantidad de espacio disponible, así como el resto de datos como: posible número de asistentes, tipo de comida deseada, etc. Comienza el momento de formalizar las alianzas.
Contratar a profesionales con trayectoria que aseguren el cumplimiento oportuno de su parte en el evento.
En este punto ya debes tener una idea en mente de lo que deseas y buscar diferentes empresas que solucionen tus necesidades como por ejemplo:
- Sillas y mesas.
- Toldos.
- Alimentos y bebidas (Servicio de catering o venta en el lugar)
- Tarima y opciones de luces y sonido.
- Artistas a presentarse.
- Baños portátiles.
- Empleados de seguridad y recepción del evento.
Planificar el presupuesto
Otro aspecto fundamental al momento de desarrollar un evento al aire libre es contar con un presupuesto ideal y ajustar las opciones para no sobrepasar el monto esperado.
Contar con un presupuesto ayuda a organizar con mayor precisión ya que debes enfocarte en las prioridades así como buscar diferentes opciones y proveedores que te brinden soluciones ajustadas a tu presupuesto.
Infraestructura y logística
Alquiler de mobiliario y equipo
Los eventos al aire libre requieren de elementos externos que ayuden a que la experiencia dentro del espacio sea digna de un evento y que cumpla con el objetivo esperado. Por ejemplo, en un evento corporativo se espera que exista un espacio para dar un discurso así como todo el equipo técnico para que el audio funcione bien. Tener esto en cuenta es esencial para cumplir con el cronograma esperado. Te aconsejamos hacer una lista donde consideres todos aquellos aspectos que requiere tu evento y encuentres proveedores que cubran dichas necesidades.
Contratar servicios de catering
Para los alimentos y bebidas hay que ser cuidadosos, se trata de un aspecto que necesita garantizar la calidad de lo que ofrece para evitar complicaciones. El servicio de catering que escojas debe brindarte confianza. Así mismo debe estar alineado con el objetivo del evento, ya que cada uno requerirá de un tipo de oferta diferente. Por ejemplo, para una boda es importante contar con una mesa de pasapalos así como una con opciones dulces.
Previsión de baños portátiles.
Los baños portátiles son esenciales dentro de la planificación de un evento al aire libre ya que representan una solución para las necesidades fisiológicas de los invitados. Su número dependerá de la cantidad de personas que acudirán al evento, también podría relacionarse el servicio con la cantidad de horas que durará la celebración. Dentro de algunos requerimientos públicos para llevar a cabo un evento al aire libre encontramos los baños portátiles. Puedes contar con proveedores especializados que ofrezcan un servicio completo de instalación y mantenimiento.
Contratación de un equipo de seguridad
Proveer seguridad dentro de estos espacios abiertos puede dar esa sensación de confianza y tranquilidad que todos necesitamos para disfrutar de los eventos. Dependiendo del objetivo del evento, así como de las características de presupuesto se puede elegir mayor o menor cantidad de seguridad. Por ejemplo, en una boda la seguridad puede reducirse a la entrada, donde se verifique al invitado dentro de la lista, mientras que en un evento recreativo público se puede solicitar un apoyo más amplio con radio para fiscalizar el comportamientos de los invitados así como solventar cualquier situación de conflicto.
Envíar la invitación a los participantes.
El proceso para comunicar el evento puede ser de dos formas, la primera cuando se trata de un evento privado se hace de manera personal a través de correo electrónico, teléfono o puerta a puerta. La segunda forma tiene que ver con el marketing, publicar el evento en medios de comunicación para invitar a las personas. Dependiendo de la necesidad de cada evento podrás decidir y establecer un espacio de presupuesto para lograrlo.
